Metsämiesten Säätiö Foundation

OHJEET APURAHAN KÄYTÖSTÄ

Yleistä

Mikäli myönnetty summa on liian pieni hankkeen toteuttamiseksi ja mikäli muuta rahoitusta hankkeelle ei saada, pitää apurahan käytön sopimus jättää tekemättä, jolloin myöntö peruuntuu. Vaihtoehtoisesti voi neuvotella Säätiön kanssa hankkeesta suppeamman toteutustavan. Tässäkin tapauksessa takaraja apurahasopimuksen jättämiselle on myöntövuoden marraskuun viimeinen päivä.

Mikäli hanke saa rahoitusta, josta ei mainittu apurahahakemuksessa, on saajan viivytyksettä ilmoitettava asiasta Säätiöön.

Apuraha myönnetään määräaikana käytettäväksi. Jos hakija ei erikseen tehdyllä kirjallisella hakemuksella ole saanut käyttöajan pidennystä, käyttämättä jäänyt osa täytyy palauttaa Säätiölle määräajan päättyessä. Kirjalliseksi hakemukseksi luetaan myös sähköpostitse tullut hakemus.

Hankkeen vastuullinen johtaja vastaa apurahan käyttämisestä tarkoitukseen, johon se on myönnetty ja hän vastaa myös hankkeen toteuttamisesta Säätiön hyväksymän suunnitelman mukaisesti. Mikäli apurahan saajana on työryhmä tai yksityinen henkilö, jolle/joille ollaan maksamassa henkilökohtaista apurahaa, tulee asiasta olla hakuohjeiden mukaisesti ennakkoon sovittu hakijan/hakijoiden oman työnantajan kanssa.

Vahvistetun suunnitelman muuttamiseen on saatava Säätiön lupa. Jos hanke keskeytetään tai lopetetaan, vastuullinen johtaja on velvollinen ilmoittamaan siitä viipymättä Säätiölle. 

Vastuullisella johtajalla on oikeus tehdä siirtoja kustannuslajilta toiselle kokonaisuutena enintään 10 % apurahan kokonaismäärästä, ei kuitenkaan ilman erillishyväksyntää siirtoja henkilökohtaisiin apurahoihin tai muiden palkkoihin. Kaikista siirroista on välittömästi ilmoitettava kirjallisesti sekä Säätiölle että maksuliikenteestä huolehtivalle laitokselle.

Vähänkin isommissa hankkeessa vastuullisen johtajan hankkeen kuluseurantaa helpottaa merkittävästi, mikäli yrityksen tai yhteisön kirjanpitoon perustetaan tiliryhmä hanketta varten Säätiön apurahahakemuksen ja apurahasopimuksen kululajeittain näin:

Henkilökohtainen apuraha
Henkilökohtaiset matkat
Muiden palkat
Muiden matkat
Ulkopuoliset palvelut
Laitteet ja tarvikkeet
Painatus ja taitto
Muut
Yhteensä

Vastuullinen johtaja on velvollinen raportoimaan Säätiölle hankkeen edistymisestä ja varojen käytöstä sekä antamaan hanketta koskevia tietoja.

Metsämiesten Säätiön näkyvyys apurahahankkeessa

Apurahahankkeissa Metsämiesten Säätiön rahoitus kerrotaan jommalla kummalla seuraavista teksteistä:

a) Hanketta on rahoittanut Metsämiesten Säätiö. Lahjoitukset ja säätiöfuusiot ovat tärkeä osa Säätiön yleishyödyllisen toiminnan vaikuttavuutta. Lisätietoa www.mmsaatio.fi

b) Hankkeen on rahoittanut Metsämiesten Säätiö. Lahjoitukset ja säätiöfuusiot ovat tärkeä osa Säätiön yleishyödyllisen toiminnan vaikuttavuutta. Lisätietoa www.mmsaatio.fi

Tekstin yhteydessä käytetään Säätiön tunnusta mikäli se on mahdollista. Lisäksi apurahahankkeen toteutukseen tai tilaisuuteen on suotava linkittää Säätiöstä kertova video.

Tunnuksen, edellä mainitut tekstit sekä videolinkit saa käyttöön Säätiön materiaalipankista.

Säätiö edellyttää lisäksi viestintää kunkin hankkeen tuloksista ja/tai kokemuksista myös sosiaalisessa mediassa hashtagilla #mmsaatio.

Apurahahankkeen viestintä

Kaikilta Metsämiesten Säätiön rahoittamilta hankkeilta edellytetään viestintää hankkeen tuloksista. Viestinnän vähimmäisvaatimus on, että Säätiölle ja soveltuville tiedotusvälineille toimitetaan vuosittain enintään sivun mittainen tiedote hankkeesta ja sen tuloksista.

Apuhenkilöstö

Apurahoilla palkattu henkilö on työsopimussuhteessa vastuulliseen johtajaan tai laitokseen, jossa hanke suoritetaan ja joka huolehtii maksuliikenteestä. Laitos ilmenee apurahasopimuksesta.

Työsuhteen perustana on työsopimus, joka voidaan tehdä siksi ajanjaksoksi, joksi apuraha on myönnetty. Vastuullinen johtaja on velvollinen noudattamaan ohje- ja enimmäispalkoista annettuja määräyksiä. Vastuullinen johtaja vastaa myös työnantajalle kuuluvista velvoitteista palkatun apuhenkilöstön osalta.

Työsuhteeseen tulevasta henkilöstä voi tehdä esityksen vain vastuullinen johtaja. Työsopimusta solmittaessa noudatetaan tällöin ao. laitoksen voimassa olevia työsuhteisen henkilöstön ottamista koskevia määräyksiä. 

Kulutustarvikkeet, laitteet ja laskutusperiaatteella suoritetut työt

Kulutustarvikkeiden, laitteiden ja kojeiden hankinnoista päättää ja vastaa vastuullinen johtaja hankkeen rahoitussuunnitelman mukaisesti.

Laskutusperiaatteella suoritettavista töistä on pyydettävä mahdollisuuksien mukaan tarjouksia.

Matkakustannukset

Matkakustannusten korvausten ja päivärahojen maksuperusteina käytetään kulloinkin voimassa olevia verohallinnon ohjeita.

Maksuliikenne ja tilinpito

Vastuullinen johtaja on velvollinen pitämään kirjaa apurahan käytöstä kustannuslajeittain ja hänen on hyväksyttävä kaikki apurahan käyttöä koskevat tositteet.

Apurahan maksuliikenteestä huolehtii vastuullinen johtaja tai laitos, jossa hanke suoritetaan.

Hankkeen valvonta ja seuranta

Säätiöllä on oikeus suorittaa tarkastuksia hankkeen suunnitelmallisuuden, tilinpidon ja muiden apurahan käyttöä koskevien seikkojen toteamiseksi. 

Hankkeen vastuullisen johtajan tulee rahoitussopimukseen kirjattuna määräaikana jättää Säätiölle raporttina yksityiskohtainen selvitys hankkeen edistymisestä, saavutetuista tuloksista, tulosten käytäntöön ja julkisuuteen viennistä sekä tilitys varojen käytöstä.

Hankkeen valmistuttua tai Säätiön rahoituksen päätyttyä vastuullinen johtaja on velvollinen laatimaan tilityksen kaikkien saatujen varojen käytöstä sekä raportin hankkeen tuloksista sekä niiden käytäntöön ja julkisuuteen viennistä. Raportti on jätettävä Säätiölle apurahan käytön sopimukseen kirjattuun päivämäärään mennessä. 

Kaikissa opinto- ja matka-apurahoissa sekä hankkeissa, joissa Säätiön kokonaisrahoitus on alle 1 700 euroa, riittää Säätiölle toimitettava tiedote raportoinniksi eikä erillistä raporttia tarvita.

Vastuu apurahan käytöstä

Vastuullinen johtaja on henkilökohtaisesti vastuussa hankkeen edistymisestä, varojen käytöstä ja ohjeiden noudattamisesta.

Jos varoja käytetään vastoin myöntöpäätöstä, Säätiö voi peruuttaa maksamatta olevan osan apurahasta ja määrätä palautettavaksi jo maksetun osan.