Metsämiesten Säätiö Foundation

OHJEET KÄYTTÖSOPIMUKSEN TEKOON

Yleistä

Kun hanke on saanut myönteisen rahoituspäätöksen, tulee hakijalle Kasööriin hakemuksen tiedoilla oleva sopimuspohja. Apurahan saajan on muokattava sen sisältö apurahamyöntöä vastaavaksi (mm. myönnetty summa ja sen mahdolliset vaikutukset hankkeen toteutukseen, rahoituspäätöskirjeessä mahdollisesti esitetyt rajaukset, jne) sekä täydennettävä kaikki maksatukseen liittyvät tiedot.

Sopimus lähetetään muutosten, täydennysten ja mahdollisten myöntölisätietojen lisäämisen jälkeen Kasöörin kautta Säätiöön tarkastettavaksi. Sopimuksen tulee olla Säätiössä viimeistään kaksi viikkoa ennen ensimmäisen apurahaerän maksua sisällöltään hyväksyttävässä muodossa. Säätiön hyväksyttyä sopimuksen sisällön se tulee meilitse erikseen sähköisesti allekirjoitettavaksi. Sähköpostiosoitteen on oltava hankkeen vastuullisen johtajan henkilökohtainen sähköposti. Lisäksi sopimus pitää allekirjoittaa sähköisesti viimeistään kuun 7. päivä, että se kerkeää kyseisen kuun maksuihin. Mikäli sopimus saapuu myöhässä tai allekirjoitusta ei tehdä ajoissa, Säätiö siirtää maksuerää tai maksueriä kuukaudella eteenpäin.

Mikäli apuraha on myönnetty yhteisölle, eikä hankkeen vastuullisella johtajalla ole sen nimenkirjoitusoikeutta, hän hankkii organisaation sisäisellä valtuutuksella oikeuden allekirjoittaa johtamansa apurahahankkeen apurahan käytön sopimus. Sopimus siirtyy allekirjoitusten jälkeen sähköisesti maksatusjärjestelmään. Ensimmäinen mahdollinen apurahojen maksukuukausi on huhtikuu.

Mikäli sopimus ei saavu Säätiöön sisällöltään hyväksyttävässä muodossa myöntövuoden marraskuun loppuun mennessä asia tulkitaan niin, ettei Säätiön myöntämää apurahaa käytetä, eli myöntö peruuntuu.

Apurahan saaja

Apuraha on myönnetty hakemuksessa olleelle hakijalle. Saajaa ei saa sopimuksessa muuttaa. Yksityishenkilön ja työryhmän saama apuraha maksetaan hankkeen vastuullisen johtajan henkilökohtaiselle pankkitilille. Yhteisön saama apuraha maksetaan kyseisen yhteisön pankkitilille. Apurahan saajalla tulee olla suomalainen pankkitili.

Sähköpostiosoitteen on oltava hankkeen vastuullisen johtajan henkilökohtainen sähköpostiosoite.

Apurahaa ei voida maksaa, ellei yksityishenkilön tai työryhmän osalta anneta hankkeen vastuullisen johtajan henkilötunnusta. Eli hakemuksessa ollut syntymäaika on täydennettävä henkilötunnukseksi, joka tarvitaan apurahan saajan oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Vastaavasti yhteisöjen osalta on annettava y-tunnus.

Hankkeen sisältö

Hankkeen otsikko tulee pitää samana kuin myöntökirjeessä oleva otsikko ellei ole pakottavaa perustetta muuttaa sitä. Lisäksi hankkeen sisältö pitää päivittää sopimuksessa apurahanmyöntöä vastaavaksi.

Rahoitus

Erittele myönnetty apuraha hakemuksen pohjalta. Mikään eritelty summa ei voi kasvaa hakemuksessa esitetystä ilman erillistä sopimista Säätiön kanssa. Vastaanotettava summa voi erittelyn jälkeen olla myönnettyä summaa pienempi (esimerkiksi opiskelijoiden ryhmämatkat, joissa lähtevien opiskelijoiden määrä onkin hakemuksessa esitettyä pienempi), mutta ei suurempi. Myönnetyn apurahan kohdentaminen hakemusta suuremmalta osuudelta henkilökohtaisiin apurahoihin tai palkkoihin ei ole mahdollista ilman hyväksyttäviä erillisperusteluita.

Erittele summat ja aiheet ulkopuolisten palveluiden, laitteiden ja tarvikkeiden, painatuksen ja taiton sekä muiden kulujen osalta (esim. painatus 1 000 eur, taitto 200 eur)

Raportti, tilitys ja tiedote

Päivämääriksi laitetaan tätä sopimusta vastaavan apurahamyönnön raportoinnin ja tilityksen sekä tiedotuksen päivämäärät. Mikäli hanke on useampivuotinen, tai samaan teemaan tullaan muuten hakemaan uudelleen rahoitusta, on päivämäärien oltava viimeistään 31.1., jotta Säätiöllä on uutta rahoitusta harkitessaan käytettävissä tiedot hankkeen etenemisestä.

Kaikissa opinto- ja matka-apurahoissa sekä hankkeissa, joissa Säätiön kokonaisrahoitus on alle 1.700 euroa riittää Säätiölle toimitettava tiedote raportoinniksi eikä erillistä raporttia eikä tilitystä tarvita. Opiskelijoiden ryhmämatkoissa tarvitaan tiedotteeseen lisäksi tieto matkalla mukana olleiden opiskelijoiden lukumäärästä.

Tilinumero

Apurahansaajan tilinumero on oltava sen tahon tili, jolle apuraha on hakemuksen perusteella myönnetty. Tilinumeron on oltava suomalainen, IBAN-muotoinen (FI-alkuinen) tilinumero.

Apurahojen maksuaikataulu

Koska Säätiö saa varat apurahoihin omasta sijoitustoiminnastaan, se haluaa pitää rahat sijoituksissaan mahdollisimman pitkään. Apurahat maksetaan siksi hankkeen edistymisen ja rahojen todellisen käyttötarpeen mukaan seuraavasti tai kaikki kerralla jälkikäteen hankkeen päättyessä. 

• enintään 4 000 euron apurahat maksetaan yhdessä erässä
• yli 4 000 mutta enintään 10 000 euron apurahat maksetaan kahdessa erässä
• yli 10 000 mutta enintään 20 000 euron apurahat maksetaan kolmessa erässä
• yli 20 000 euron apurahat maksetaan neljässä erässä tai sopimuksen mukaan

Esimerkiksi koko vuoden kestävässä yli 4 000 euron hankkeessa pääsääntöisesti vain puolet apurahan määrästä maksetaan ensimmäisen vuosipuoliskon aikana. On myös mahdollista merkitän koko apuraha kerralla maksettavaksi jälkikäteen hankkeen päättyessä.

Maksuerän maksupäivämääräksi kirjataan kuukauden 15. päivä. Jos tämä päivä sattuu viikonlopulle, Säätiö maksaa apurahan tätä edeltävänä arkipäivänä.

Huomioi, että Säätiö pidättää myönnetystä apurahasta täysiin euroihin pyöristettynä 10 %:n suuruisen "panttierän", jonka se laittaa maksuun vasta, kun hanke on valmistunut ja apurahansaajan velvoitteet myös tiedotteen ja raportin osalta on hoidettu Kasöörin kautta apurahasopimuksen mukaisesti. Panttierän suuruus on vähintään 100 euroa ja enintään 1000 euroa.

Hyväksyttävän apurahasopimuksen on oltava perillä Säätiössä vähintään kaksi viikkoa ennen sopimukseen merkittyä ensimmäistä maksupäivää. Mikäli sopimus saapuu myöhässä, Säätiö siirtää maksuerää tai maksueriä kuukaudella eteenpäin. Ensimmäinen apurahojen maksukuukausi on huhtikuu. Maksueriä voi merkitä myös seuraavalle vuodelle.

Toteutus

Päivitetään tiedot apurahanmyöntöä vastaavaksi.

Sitoumus

Sitoudu sopimusehtoihin ja tallenna.

Esikatselu ja tallennus

Sopimus kannattaa tarkistaa esikatselun kautta kaikilta osin ennen sen hyväksymistä ja tallentamista järjestelmään kohdasta "Hyväksy sopimus ja tallenna se järjestelmään".  Tässä vaiheessa järjestelmä ilmoittaa, jos jotakin keskeistä puuttuu tai on kirjoitettu väärin.

Sähköinen allekirjoitus pankkitunnuksin

Sopimus tulee Säätiön hyväksynnän jälkeen meilitse sähköisesti allekirjoitettavaksi henkilökohtaisen pankkitunnuksen avulla. Sopimukseen merkityn sähköpostiosoitteen on siksi oltava hankkeen vastuullisen johtajan henkilökohtainen sähköposti. Sopimus tulee allekirjoittaa sähköisesti kuun 7. päivään mennessä, jos apurahan ensimmäinen maksupäivämäärä on merkitty kyseiselle kuukaudelle.