Apurahansaajan usein kysymät kysymykset

Mistä näen paljonko hankkeelleni on myönnetty apurahaa?

Myöntöpäätöksen jälkeen Kasööriin ilmestyy myöntökirje, josta käy selville hankkeelle myönnetty summa sekä mahdolliset myönnön lisämääreet. Myöntökirje on aina syytä lukea huolellisesti ennen apurahakäytön sopimuksen tekoa. 

Miksi Kasöörin sopimuspohjassa oli väärä summa?

Sopimuspohjan tiedot on generoitu hakemuksesta. Apurahansaajan on muokattava sopimuspohjan sisältö apurahamyöntöä vastaavaksi (mm. myönnetty summa ja sen mahdolliset vaikutukset hankkeen toteutukseen, rahoituspäätöskirjeessä mahdollisesti esitetyt rajaukset/lisämääreet) sekä täydennettävä kaikki maksatukseen liittyvät tiedot.

Miksi minun on kirjattava henkilötunnukseni sopimukseen?

Säätiö on velvollinen ilmoittamaan yli 1000 euron apurahat verottajalle ja verottaja vaatii henkilötunnuksen ilmoittamista. Jos hakijana on yhteisö, riittää yhteisön y-tunnus.

Hankkeelleni myönnettiin 1000 euroa apurahaa. Pitääkö minun palauttaa raportti apurahan käytöstä hankkeen päätymisen jälkeen?

Ei tarvitse. Kaikista opiskelijoiden opinto- ja matka-apurahoista sekä apurahoista, jotka ovat alle 1 700 euroa raportiksi riittää tiedote, joka tehdään täyttämällä tiedotelomake. 

Palautin tiedotteen raportin liitteenä, saanko nyt panttirahan tililleni?

Et valitettavasti saa. Raporttilomake sekä tiedotelomake ovat erilliset lomakkeet Kasöörissä ja molemmat on palautettava oikealla hankekoodilla erikseen. Tällöin ne kirjautuvat oikein ja panttiraha laukeaa maksuun seuraavan kuukauden 15. päivä.

Pitääkö minun säilyttää kaikki hankkeen kuitit ja tositteet?

Pitää. On mahdollista, että Säätiöstä kysytään hankeen kuittia tai tositetta. Kirjanpitoaineistoa eli kuitteja ja tositteita on hyvä säilyttää kirjanpitolain edellyttämä aika eli pääsääntöisesti kuusi vuotta. 

Hanke päättyy 31.12. laitanko tiedotteen ja raportin palautuksen eräpäiväksi 31.12.?

Se ei ehkä ole viisasta. Hankkeen tiedotteen takarajan päivämäärä on syytä asettaa niin, että hanke tiedottaa, kun on ajankohtaista tiedotettavaa. Viikkokin vähentää tiedotteen uutisarvoa merkittävästi. Tiedottamisen paras ajankohta on usein ennen hankkeen päättymistä. 

Raportin palautuksen takarajaksi on syytä asettaa päivämäärä, jolloin apurahamyönnön mukaiset toimet on tehty ja todelliset kustannukset kuitteineen ovat selvillä. Huomioi, miten saat kirjanpidosta kustannukset tietoosi ja kirjaa sen mukainen päivämäärä. Mikäli hanke jatkuu, on raportti ja tilitys syytä toimittaa tammikuun loppuun mennessä.  

Hankkeeni oli pieni eikä minulla ole siitä juuri kerrottavaa, pitääkö tiedote kuitenkin palauttaa?

Ehdottomasti. Kaikilta Metsämiesten Säätiön rahoittamilta hankkeilta edellytetään viestintää hankkeen tuloksista. Tarkoituksena on tulosten, kokemusten ja saatujen oppien levittäminen ja käytäntöön vienti. Viestinnän vähimmäisvaatimus on, että Säätiölle ja soveltuville tiedotusvälineille toimitetaan enintään sivun mittainen tiedote hankkeesta ja sen tuloksista. 

Kuka allekirjoittaa apurahan käytön sopimuksen?  

Vain yksi henkilö allekirjoittaa sopimuksen ja hän on hankkeen vastuullinen johtaja. Hän vastaa hankkeesta Metsämiesten Säätiölle.
Mikäli hankkeen vastuullinen johtaja ei ole nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö organisaatiossa, suosittelemme, että organisaation nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö valtuuttaa hankeen vastuullisen johtajan allekirjoittamaan sopimus.

Hanke ei edistykään alkuperäisen aikataulun mukaan vaan viivästyy, miten toimin?

Ole yhteydessä Säätiön Ilari Pirttilään. Lähetä Säätiölle kirjallinen (sähköposti) mitä ja miksi sopimuksessa halutaan muutettavaksi. On mahdollista, että voimme siirtää hankkeen raportointipäivää eteenpäin.

Riittääkö hankkeen viestinnäksi Kasööriin toimitettu tiedote?

Hankkeen tulisi viestiä silloin kun asiat ovat ajankohtaisia. Ensimmäinen tiedote voi olla perusteltu kertomaan siitä, että hanke on käynnistetty. Hankkeen ja rahoittajan kannalta paras tulos saavutetaan yhtäaikaisella viestinnällä eri kanavissa. Säätiön kanavien hyödyntämiseksi olisi hankkeen hyvä ottaa yhteyttä Säätiön Veikko Iittaiseen ennen viestintää.  Tapahtumien osalta oikea tiedottamisen ajankohta on ennen tapahtumaa eikä kuukausia tapahtuman jälkeen tai toimintavuoden päätyttyä.

Olen saanut apurahan viime vuonna, miten siirrän vanhat dokumenttini sähköisen tunnistautumisen alle?

Kirjaudu Kasööriin pankkitunnuksillasi. Kun olet kirjautunut paina linkkiä ”Omien vanhojen aineistojen siirto käyttäjätunnusten takaa sähköisen tunnistautumisen alle”. Sitten kirjoitat käyttäjätunnuksesi ja salasanasi tyhjiin kenttiin ja painat "siirrä hakemukset". Siirron jälkeen et voi enää kirjautua järjestelmään vanhalla käyttäjätunnuksella ja salasanalla, vaan kirjautumiseen vaaditaan aina pankkitunnistautuminen.

Jos minulle myönnetään apuraha, milloin saan rahan tililleni?

Ensimmäinen apurahojen maksupäivä on 15.4. Tämä edellyttää, että apurahankäytön sopimus on palautettu sähköisesti 31.3. mennessä. Maksut suoritetaan erissä aina kuun 15 päivä. Sopimuksen tulee olla perillä ja sisällöltään Säätiön hyväksyttävissä viimeistään kaksi viikkoa ennen sopimukseen merkittyä ensimmäisen apurahaerän maksua. Sopimus tulee allekirjoittaa sähköisesti kuun 7. päivään mennessä, jos apurahan ensimmäinen maksupäivämäärä on merkitty kyseiselle kuukaudelle. Kutsu sähköiseen allekirjoittamiseen lähetetään sopimukseen merkittyyn sähköpostiosoitteeseen.

Voinko tehdä sopimuksen englanniksi?

Et valitettavasti voi. Sopimus tulee täyttää suomeksi. Hakemuksen mahdolliset liitteet voivat olla suomen- tai englanninkieliset. 

Mikä on panttierä ja miksi Säätiö pidättää sellaisen?

Säätiölle on tärkeää, että apurahan saajat hoitavat velvoitteensa Säätiötä kohtaan. Näin ei ole aina ollut.  Tämän vuoksi Säätiö pidättää myönnetystä apurahasta täysiin euroihin pyöristettynä 10 %:n suuruisen "panttierän", jonka se laittaa maksuun vasta, kun hanke on valmistunut ja apurahansaajan velvoitteet myös tiedotteen ja raportin osalta on hoidettu Kasöörin kautta apurahasopimuksen mukaisesti. Panttierän suuruus on vähintään 100 euroa ja enintään 1000 euroa.

Voiko Säätiö maksaa minulle apurahan palkkana?

Ei valitettavasti voi. Säätiö maksaa summan erissä apurahan hakijan tilille. Apurahan saajat huolehtivat itse hankkeen palkkahallinnosta ja työnantajavelvoitteista.

Miten toimin jos hankkeen vastuullinen johtaja vaihtuu?

Jos hankkeen vastuullinen johtaja vaihtuu, pitää tästä ensin kertoa Säätiöön. Lähetä toimitusjohtajalle sähköposti jossa kerrot vaihdoksesta. 

Uusi vastuullinen johtaja tarvitsee oikeudet hankkeeseen ja sen dokumentteihin. Käyttöoikeus uudelle johtajalle annetaan Kasöörissä ”Hakemuksen käyttöoikeudet” -linkin kautta. Uusi johtaja kirjautuu Kasööriin pankkitunnuksilla,  tämän vuoksi tarvitset valtuutukseen hänen henkilötunnuksensa. ”Hakemuksen käyttöoikeudet” -linkin kautta näet aina ajantasaisena, kenellä on myönnetyt käyttöoikeudet hakemukseen.

Pitääkö apurahasta maksaa veroa?

Metsämiesten Säätiöllä on velvollisuus ilmoittaa kaikki yksityishenkilön tai työryhmän saamat vähintään 1 000 euron apurahat verottajalle vuosi-ilmoituksella.

Opintoja, tieteellistä tutkimusta tai taiteellista toimintaa varten saadut stipendit tai muut apurahat tai tieteellisen, taiteellisen tai yleishyödyllisen toiminnan tunnustukseksi saadut palkinnot ovat lähtökohtaisesti verovapaita. 

Yksityisiltä rahoittajilta saadut apurahat näkyvät apurahan saajan veroilmoituksella veronalaisina, vaikka ne eivät vaikutakaan lopulliseen verolaskelmaan eikä siten myöskään maksettavaan veroon, jos apurahojen yhteismäärä (vähennysten jälkeen) ei ylitä valtion taiteilija-apurahan vuotuista määrää (vuonna 2022: 24 475,56 euroa ja 1.6.2022 alkaen 24.761,09 euroa).