Metsämiesten Säätiö Foundation

Tietosuojaseloste apurahan hakijoista ja saajista

1. Rekisterinpitäjä

Metsämiesten Säätiö
Y-tunnus 0221096-8
Ulvilantie 23 B 13
00350 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Aija Järnstedt, tietosuojavastaava

Yhteystiedot:
aija.jarnstedt@mmsaatio.fi
0400 882022

3. Rekisterin nimi

Rekisteri apurahan hakijoista ja saajista

Rekisteri koostuu kahdesta osarekisteristä:
1. Rekisteri apurahan hakijoista
2. Rekisteri apurahan saajista

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötiedot tarvitaan yhteydenpitoa varten sekä keskinäisten oikeuksien ja velvoitteiden toteuttamiseksi.

Rekisteri apurahan hakijoista
Rekisterin käyttötarkoituksena on vastaanottaa ja säilyttää apurahan hakijoiden apurahahakemuksia apurahapäätösten tekemistä sekä päätösten arkistointia varten.
 
Rekisteri apurahan saajista
Rekisterin käyttötarkoituksena on vastaanottaa ja säilyttää apurahansaajien apurahahakemuksia, apurahan käyttösopimuksia, hankeraportteja ja hanketiedotteita.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste em. rekisterissä on oikeutettu etu.

5. Rekisterin tietosisältö

1.       Rekisteri apurahan hakijoista

• Etu- ja sukunimi
• Hakijan tutkinto/arvo tai ammatti
• Syntymäaika
• Yhteystiedot: osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Ryhmän muiden jäsenten tiedot, jos hakijana on työryhmä (sukunimi, etunimi, oppiarvo, puhelin, sähköpostiosoite)
• Organisaatio, yksikkö ja Y-tunnus, jos hakijana on yhteisö
• Työnohjaajan nimi (nimi, virka-asema, organisaatio, puhelin, sähköpostiosoite)
• Suosittelijoiden nimet (nimi, virka-asema, organisaatio, puhelin, sähköpostiosoite)
• Hakemuksen tiedot sekä mahdolliset liitteet
• Mille Säätiön rahoittamalle hankkeelle hanke on jatkoa
• Hankkeeseen eri tahoilta saatu rahoitus
• Hankkeeseen vireillä olevat tai aiotut rahoitushakemukset
• Tieto kuuluuko hakija Säätiön lähipiiriin
• Muut tiedot jotka hakija on halunnut liittää liitetiedostoihin
• Apurahapäätöksen jälkeen rekisterissä on tieto hakemuksen arviointiperusteista: Hakemukset arvioidaan arvolla 1-3 ilman automaattista päätöksentekoa arvon 1 ollessa myönteinen rahoituspäätös, arvon 3 kielteinen rahoituspäätös ja arvo 2 on väliaikainen valmistelunumero.

2.      Rekisteri apurahan saajista

Kaikki aiemmin mainitut ”Rekisteri apurahan hakijoista” -rekisterin tiedot ja näiden lisäksi:

• Henkilötunnus
• Myöntöpäivä ja summa
• Tilinumero
• Maksuerät
• Myönnön lisämääreet
• Raportin ja tiedotteen erääntymispäivämäärät
• Apurahasopimus ja mahdolliset liitteet
• Apurahatiedote ja mahdolliset liitteet
• Raportti apurahan käytöstä ja mahdolliset liitteet

6. Tietojen säilyttäminen

Rekisteri apurahan hakijoista
Kielteisen päätöksen saaneita apurahahakemuksia säilytetään sähköisenä kolme vuotta apurahapäätöksen päivämäärästä

Rekisteri apurahan saajista
Apurahahakemuksia, apurahan käytön sopimuksia, apurahojen tiedotteita ja apuraharaportteja säilytetään 20 vuotta apurahahankkeen päättymisen jälkeen. Tieto myönnetystä apurahasta ja hankkeesta tehty apurahatiedote ovat näkyvillä kotisivuilla 10 vuotta.

Säilytysajan päätyttyä sähköinen aineisto poistetaan ja manuaalinen aineisto hävitetään silppuriin tai tietosuojasäiliöön. Tietosuojasäiliön toimittajalla on aukoton ja dokumentoitu tietosuojaprosessi.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Hakijan ja hakemuksen sekä apurahankäytön sopimuksen, raportin ja tiedotteen tiedot saadaan hakijalta itseltään tai hänen edustamaltaan työryhmältä tai työnantajalta.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Vähintään 1500 euron arvoiset myönnetyt apurahat julkaistaan Metsämiesten Säätiön kotisivuilla www.mmsaatio.fi sekä Säätiön toimintakertomuksessa. Maksetut apurahat ilmoitetaan verohallinnolle sekä Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle maatalousyrittäjien eläkelain mukaisesti. Säätiöllä on oikeus luovuttaa tietoja esimerkiksi raportointia ja  apurahailmoitusten tekemistä viranomaisille sekä myös tilastointia ja tutkimus- ja kehittämistyötä varten.

Apurahahakemuksia käsittelevät Metsämiesten Säätiön henkilöstö, Säätiön hallituksen jäsenet ja mahdolliset ulkopuoliset tapauskohtaiset asiantuntijat.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA alueiden ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri apurahan hakijoista:
Apurahahakemukset ovat sähköisessä muodossa. Rekisterin käyttöoikeus on vain Säätiön henkilöstöllä ja hallituksen jäsenillä. Henkilöstö on allekirjoittanut erillisen vaitiolositoumuksen. Pääsy rekisterin tietoihin edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista. Hakijoiden yhteys hakemusten verkkopalveluun on suojattu SSL-salauksella. Rekisterin käyttöpalvelun toimittaja Datalink Oy vastaa palvelinlaitteiden suojauksesta. Laitteet on sijoitettu pääsyvalvottuun palvelukeskukseen, jossa on 24h valvonta, paloilmoitinjärjestelmä, automaattinen ilmoituksensiirto, sammutusjärjestelmä ja katkoton varavoimajärjestelmä.

Rekisteri apurahan saajista:
Manuaalinen aineisto säilytetään Metsämiesten Säätiön toimiston lukituissa tiloissa murtosuojatussa kassaholvissa. Sähköisen aineiston käyttöoikeus on vain Säätiön henkilöstöllä ja hallituksen jäsenillä. Pääsy rekisterin tietoihin edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista. Hakijoiden yhteys hakemusten verkkopalveluun on suojattu SSL-salauksella. Rekisterin käyttöpalvelun toimittaja Datalink Oy vastaa palvelinlaitteiden suojauksesta. Laitteet on sijoitettu pääsyvalvottuun palvelukeskukseen, jossa on 24h valvonta, paloilmoitinjärjestelmä, automaattinen ilmoituksensiirto, sammutusjärjestelmä ja katkoton varavoimajärjestelmä

10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Apurahan hakijoilla ja apurahan saajilla on oikeus tarkastaa itseään koskevat Metsämiesten Säätiön rekistereissä olevat tiedot. Tarkastus on maksuton, jos se tapahtuu enintään kerran vuodessa.

Tarkastuspyyntö on tehtävä henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä kohdassa yksi mainittuun osoitteeseen.

Jos tarkastuspyyntö on kohtuuton tai usein toistuva, peritään hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu 50 euroa kerralta.

11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Apurahan hakijalla tai apurahan saajalla on oikeus vaatia Metsämiesten Säätiön rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötietonsa täydennetyiksi.

Tiedonkorjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja yksilöidysti. Korjauspyyntö lähetetään kohdassa yksi mainittuun osoitteeseen.

12. Muut oikeudet

Rekisterissä olevalla on oikeus pyytää tietoja poistettavaksi.

Metsämiesten Säätiö ei käsittele henkilötietoja suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimusta varten, eikä luovuta henkilötietoja tällaisia tarkoituksia varten.

Rekisterissä olevalla on oikeus saada oikeuksiensa toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle:

Tietosuojavaltuutettu
Ratapihantie 9
00520 Helsinki
puh: 029 5666 700