Metsämiesten Säätiö Foundation

STIPENDI- JA PALKINTOREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä

Metsämiesten Säätiö
Y-tunnus 0221096-8
Ulvilantie 23 B 13
00350 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Aija Järnstedt, tietosuojavastaava

Yhteystiedot:
aija.jarnstedt@mmsaatio.fi
0400 882022

3. Rekisterin nimi

Rekisteri stipendin- ja palkinnonsaajista.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus /rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötiedot tarvitaan yhteydenpitoa varten sekä keskinäisten oikeuksien ja velvoitteiden toteuttamiseksi.

Rekisterin tarkoituksena on säilyttää tiedot stipendin- ja palkinnonsaajista. Stipendin- ja palkinnonsaajien julkistaminen lisää toiminnan läpinäkyvyyttä ja julkisuuden kautta tapahtuvaa valvontaa.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste on oikeutettu etu.

5. Rekisterin tietosisältö

Metsäalan opinnoista valmistuvien nuorten stipendit:

• Etu- ja sukunimi
• Tutkinto
• Syntymäaika
• Yhteystiedot: puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Oppilaitos ja opettajan nimi (nimi, virka-asema, organisaatio, puhelin, sähköpostiosoite, stipendin toimitusosoite)
• Kuuluuko stipendinsaaja Säätiön lähipiiriin
• Valmistumispäivä
• Myöntösumma
• Tilinumero

Työyhteisön hyvien tyyppien stipendit:

• Etu- ja sukunimi
• Titteli
• Työnantaja
• Yhteystiedot: puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Stipendin perustelut
• Stipendin esittäjät ja heidän työnantajansa (vähintään 5 henkilöä)
• Hakemuksesta lisätietoaantavan henkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Stipendin toimitusosoite (organisaatio ja henkilö, lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka)
• Kuuluuko stipendinsaaja Säätiön lähipiiriin
• Myöntösumma
• Tilinumero

Viestintää tuleva työnantaja -palkinnot:

• Esittäjien etu- ja sukunimet
• Tittelit
• Työnantajat
• Yhteystiedot: puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Palkinnon perustelut
• Hakemuksesta lisätietoaantavan henkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Palkinnon toimitusosoite (organisaatio ja henkilö, lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka)
• Myöntösumma
• Tilinumero

6. Tietojen säilyttäminen

Stipendin- tai palkinnonsaaneen henkilötietoja säilytetään kymmenen vuotta stipendin myöntöpäivämäärästä.

Säilytysajan päätyttyä sähköinen aineisto poistetaan ja manuaalinen aineisto hävitetään silppuriin tai tietosuojasäiliöön. Tietosuojasäiliön toimittajalla on aukoton ja dokumentoitu tietosuojaprosessi.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Stipendin- tai palkinnonsaajan tiedot saadaan myöntöesityksen mukana stipendin saajan oppilaitokselta tai itse saajalta. Stipendin saamisen ehtona on saajan tietojen julkistaminen (stipendi- ja palkintorekisteri).

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Stipendi- tai palkintosumma, stipendin tai palkinnonsaajan nimi, tutkinto/titteli ja oppilaitos/työnantaja sekä myöntämisperustelut julkaistaan Metsämiesten Säätiön kotisivuilla www.mmsaatio.fi sekä Säätiön toimintakertomuksessa.

Stipendi- ja palkintohakemuksia käsittelevät Metsämiesten Säätiön henkilöstö sekä Säätiön hallituksen jäsenet.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA alueiden ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Stipendi- ja palkintorekisteri on sähköisessä muodossa. Rekisterin käyttöoikeus on vain Säätiön henkilöstöllä ja hallituksen jäsenillä. Henkilöstö on allekirjoittanut erillisen vaitiolositoumuksen. Pääsy rekisterin tietoihin edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista.

10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Stipendin- tai palkinnonsaajalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekistereissä olevat tiedot. Tarkastus on maksuton, jos se tapahtuu enintään kerran vuodessa.

Tarkastuspyyntö on tehtävä henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä kohdassa yksi mainittuun osoitteeseen.

Jos tarkastuspyyntö on kohtuuton tai usein toistuva, peritään hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu 50 euroa kerralta.

11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Stipendin- tai palkinnonsaajalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekistereissä olevat tiedot. Tarkastus on maksuton, jos se tapahtuu enintään kerran vuodessa. Tarkastuspyyntö on tehtävä henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä kohdassa yksi mainittuun osoitteeseen.

Jos tarkastuspyyntö on kohtuuton tai usein toistuva, peritään hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu 50 euroa kerralta.

12. Muut oikeudet

Rekisterissä olevalla on oikeus pyytää tietoja poistettavaksi. 

Metsämiesten Säätiö ei käsittele henkilötietoja suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimusta varten, eikä luovuta henkilötietoja tällaisia tarkoituksia varten.

Rekisterissä olevalla on oikeus saada oikeuksiensa toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle:

Tietosuojavaltuutettu
Ratapihantie 9
00520 Helsinki
puh. 029 5666 700